A partir de 1 de janeiro de 2016, as entidades a quem seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de contabilidade da UE ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários (Art.º 12.º n.º 1).
i – De acordo com o n.º 2 do Art.º 12.º, ficam dispensadas as microentidades – Todas aquelas que à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes:
Balanço até 350.000€ | Volume de Negócio até 700.000€ | Até 10 Empregados
1-De modo a que o processo seja o mais eficiente possível, todas as compras devem ser precedidas do registo da respetiva nota de encomenda a fornecedor, essa nota de encomenda deve estar devidamente valorizada.
2-A entrada da mercadoria deve respeitar um processo de conferência, selecionando na nota de encomenda os produtos que foram entregues e confirmando as suas quantidades.
3-Os produtos devem ser etiquetados por forma a facilitar a sua leitura automática, reduzindo o erro humano e acelerando o processo de faturação ou inventário, podendo utilizar por ex. PDA’s, tablets, etc com software específico.
Devem garantir procedimentos de controlo de quebras, sobras e furtos, bem como a realização periódica de contagens físicas de inventariação.
Apesar de as sobras não levantarem questões fiscais, as quebras ou furtos devem respeitar alguns requisitos, pelo que um processo de inventariação descuidado ou anual pode incorrer numa penalização fiscal para a empresa, conforme o art.º 86 do CIVA.
“salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais”.
Assim sendo, a não existência da mercadoria em stock pode conduzir à presunção de que o produto foi vendido de forma não documentada, pelo que esta ausência deve ser controlada e registada pela empresa, com respetivos documentos de quebras e regularização de existências no sistema (ex. certidão de furto comunicada à Polícia).
“não existe obrigação legal de proceder a qualquer prévia diligência ou participação junto dos serviços da administração fiscal. Crê-se, no entanto, que os sujeitos passivos terão vantagem em ter na sua posse elementos justificativos das faltas nas suas existências dos bens destruídos ou inutilizados, como forma mais segura de elidir a presunção no citado artigo 86”.
O nosso papel passa por dotar as empresas de ferramentas que permitam uma otimização interna, com positivos impactos na gestão de stocks, otimizando o procedimento de abastecimento e logística de compras, permitindo às empresas inventários com valores cada vez mais baixos, aumentando a rotatividade dos produtos e diminuindo o risco de problemas financeiros e de incumprimento da lei.
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